Vereinbarung zur Auftragsverarbeitung (AVV)
Rechtsverbindliche Vereinbarung über die Verarbeitung personenbezogener Daten im Auftrag gemäß Art. 28 DSGVO für alle FormFlow Kunden und Mandanten.
Automatischer AVV-Abschluss
Mit der Registrierung und Nutzung von FormFlow wird dieser AVV automatisch als verbindlicher Bestandteil der Nutzungsbedingungen geschlossen.
Präambel
Diese Vereinbarung regelt die Rechte und Pflichten der Parteien im Rahmen der Verarbeitung von personenbezogenen Daten durch FormFlow (Auftragsverarbeiter) im Auftrag des jeweiligen Kunden/Mandanten (Verantwortlicher).
§ 1 Gegenstand und Dauer der Verarbeitung
Gegenstand: Bereitstellung einer Software-as-a-Service (SaaS) Plattform zur Erstellung und Bereitstellung von interaktiven Formularen, Terminkalendern, Preiskalkulatoren und elektronischen Signaturen sowie Speicherung der entsprechenden Antworten.
Dauer: Die Vereinbarung gilt für die gesamte Dauer der Nutzung des FormFlow-Dienstes.
§ 2 Art der Daten und Kreis der Betroffenen
- Art der Daten: Kontaktdaten (Name, E-Mail, Telefon, Adresse), Termindaten, formulierte Antworten, hochgeladene Dateien, Signaturen und Zahlungsinformationen.
- Kreis der Betroffenen: Endkunden, Interessenten, Mitarbeiter und Geschäftspartner des Verantwortlichen, die die Formulare ausfüllen.
§ 3 Technische und organisatorische Maßnahmen (TOMs)
Der Auftragsverarbeiter trifft alle erforderlichen Maßnahmen gemäß Art. 32 DSGVO zur Gewährleistung eines angemessenen Schutzniveaus:
- Vollständige SSL/TLS-Transportverschlüsselung (HTTPS).
- Sichere Passwort-Hashes mit PBKDF2 und Salt.
- Rollenbasierte Zugriffskontrolle (RBAC) und Mandantentrennung (Multi-Tenancy).
- Tägliche Datensicherungen und Schutz vor unberechtigtem Datenzugriff.
§ 4 Genehmigte Unterauftragsverarbeiter
Folgende Dienstleister werden für den Betrieb der Infrastruktur eingesetzt:
| Unternehmen | Zweck | Standort |
|---|---|---|
| Hostinger International Ltd. | Cloud-Hosting / Server-Infrastruktur | EU (Deutschland / Litauen) |
| Mollie B.V. | Zahlungsabwicklung & Checkout | Niederlande (EU) |
§ 5 Löschung und Rückgabe von Daten
Nach Beendigung des Vertrages oder auf Verlangen des Verantwortlichen löscht der Auftragsverarbeiter alle im Auftrag verarbeiteten Daten vollständig, sofern keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten entgegenstehen.